Reservierungssystem für Biergärten und Saisonbetriebe
Im Biergarten entscheidet der Wetterbericht über den Umsatz. Die Kapazität schwankt zwischen 200 Plätzen im Juli und 60 im November, die Terrasse ist bei Regen wertlos, und im Februar hast du überhaupt nicht auf. Ein System, das ganzjährig gleich tickt, hilft dir da nicht.
Bei ReservX verwaltest du Biergarten, Terrasse und Gaststube als getrennte Bereiche mit eigenen Kapazitäten. Zieht es zu, schaltest du den Außenbereich mit einem Klick ab. Neue Buchungen laufen ab sofort nur noch nach drinnen.
Und das ohne Provision. Die Flatrate ab 79 € im Monat bleibt gleich, ob 20 oder 200 Reservierungen reinkommen. Gerade in der Hochsaison ist das der Unterschied zu provisionsbasierten Systemen, bei denen die Rechnung genau dann steigt, wenn dein Laden endlich läuft.
Wir bauen für Betriebe, in denen der Chef selbst mit im Ausschank steht, nicht für Ketten mit eigener IT-Abteilung.
Speziell für Biergärten
- Bereiche separat aktivieren/deaktivieren
- Saisonale Kapazitäten und Öffnungszeiten
- Gäste wählen Wunschbereich bei Buchung
- Flexible Tischkombinationen für große Gruppen
- Online-Reservierung rund um die Uhr
- Keine Provision, feste Flatrate
Besondere Anforderungen an ein Biergarten-Reservierungssystem
Ein Biergarten ist kein gewöhnliches Restaurant. Vier Dinge ändern sich bei dir ständig, und dein Reservierungssystem muss sie mitmachen.
Saisonale Öffnungszeiten
Die meisten Biergärten öffnen von April bis Oktober, manche nur an Wochenenden oder wenn die Sonne scheint. Ein starres System, das ganzjährig gleich funktioniert, bildet das nicht ab.
Bei ReservX stellst du Öffnungszeiten pro Saison ein, sperrst einzelne Tage und ziehst die Zeiten notfalls noch am selben Vormittag nach.
Wetterabhängigkeit
Das Wetter bestimmt im Biergarten alles. Bei Sonnenschein platzt der Außenbereich aus allen Nähten, bei Regen muss kurzfristig auf den Innenraum ausgewichen werden. Ein gutes Reservierungssystem muss diese Flexibilität bieten.
Mit ReservX deaktivierst du den Biergarten-Bereich mit einem Klick, wenn das Wetter umschlägt. Neue Buchungen werden automatisch nur noch für den Innenraum angenommen. Bestehende Reservierungen siehst du in der Übersicht und kannst betroffene Gäste gezielt informieren.
Verschiedene Bereiche
Biergarten, überdachte Terrasse, Gaststube: drei Bereiche, drei Kapazitäten, drei völlig verschiedene Abende. Und Gäste wollen bei der Buchung sagen können, wo sie sitzen möchten.
ReservX bildet alle deine Bereiche getrennt ab. Du legst für jeden Bereich eigene Tische, Kapazitäten und Verfügbarkeiten fest. Gäste können bei der Online-Buchung ihren Wunschbereich angeben, und du siehst auf einen Blick, wie die Auslastung in jedem Bereich aussieht.
Schwankende Kapazitäten
Im Sommer hast du vielleicht 200 Plätze im Biergarten, im Winter nur 60 im Innenraum. Diese extreme Schwankung muss das Reservierungssystem abbilden können, ohne dass du ständig die gesamte Konfiguration ändern musst.
Bei ReservX aktivierst und deaktivierst du Bereiche und Tische nach Bedarf. Im Frühling schaltest du den Biergarten frei, im Herbst nimmst du ihn wieder raus. Die Buchungsseite zeigt deinen Gästen automatisch nur die aktuell verfügbaren Optionen an.
Funktionen speziell für den Saisonbetrieb
Alles, was ein Saisonbetrieb braucht. Bedienbar auch von der Aushilfe am Zapfhahn.
Bereiche aktivieren & deaktivieren
Biergarten, Terrasse oder Wintergarten schaltest du mit einem Klick frei oder zu. Neue Buchungen richten sich sofort danach. Du musst keine einzelne Reservierung anfassen.
Saisonale Kapazitäten
Passe deine Tischanzahl und Platzkapazitäten an die Saison an. Im Sommer mehr Tische im Außenbereich, im Winter reduzierte Kapazität im Innenraum. Alles ohne technischen Aufwand.
Terrasse & Innenraum separat
Jeder Bereich hat eigene Tische, Kapazitäten und Zeitfenster. Gäste können bei der Buchung ihren Wunschbereich angeben. Du siehst die Auslastung pro Bereich auf einen Blick.
Flexible Öffnungszeiten
Öffnungszeiten änderst du jederzeit: für einen einzelnen Tag, eine Woche oder die ganze Saison. Praktisch an Feiertagen, bei Events und wenn das Wetter kippt.
Beispiel: So nutzt ein Biergarten ReservX
Ein typisches Szenario zeigt, wie flexibel ReservX im Biergarten-Alltag funktioniert.
Das Szenario
Der Biergarten „Zum Kastanienbaum" hat einen großen Außenbereich mit 120 Plätzen, eine überdachte Terrasse mit 40 Plätzen und eine Gaststube mit 50 Plätzen. Die Saison beginnt im April und endet im Oktober. Unter der Woche ist der Biergarten ab 16 Uhr geöffnet, am Wochenende ab 11 Uhr.
Das Problem: In der Vergangenheit wurden Reservierungen nur telefonisch angenommen. An schönen Wochenenden war die Leitung ständig besetzt, viele Gäste buchten gar nicht erst. Bei Regen musste das Team kurzfristig alle Biergarten-Reservierungen abtelefonieren.
Die Lösung mit ReservX
Mit ReservX hat der Biergarten drei Bereiche eingerichtet: Biergarten, Terrasse und Gaststube. Gäste wählen bei der Online-Buchung ihren Wunschbereich. Die Buchungsseite zeigt nur die aktuell aktiven Bereiche an.
Bei schlechtem Wetter deaktiviert das Team den Biergarten-Bereich. Neue Buchungen werden nur noch für Terrasse und Gaststube angenommen. Bereits gebuchte Gäste erhalten eine Information per E-Mail. Im Winter wird der Biergarten komplett deaktiviert, und die Tischanzahl in der Gaststube wird angepasst.
Das Ergebnis
Seit der Einführung von ReservX hat der Biergarten „Zum Kastanienbaum" seine Reservierungsquote um 35 % gesteigert. Gäste buchen jetzt rund um die Uhr online, auch spätabends oder frühmorgens. Die No-Show-Rate ist dank automatischer Erinnerungen von 18 % auf 6 % gesunken. Das Team spart täglich etwa eine Stunde, die zuvor für Telefonate und handschriftliche Reservierungen aufgewendet wurde.
Besonders praktisch: Bei einem plötzlichen Wetterumschwung am Samstagnachmittag konnte das Team den Biergarten-Bereich innerhalb von 30 Sekunden deaktivieren. Gäste, die für den Außenbereich gebucht hatten, wurden automatisch benachrichtigt und konnten auf die Gaststube umbuchen.
Damit an der Biertafel nicht zwei Leute sitzen
Du legst pro Tisch fest, ab wie vielen Personen er online buchbar ist. Der 8er-Biertisch bleibt dann für die Gruppe frei, die ihn wirklich füllt.
So funktioniert es
Bei jedem Tisch trägst du eine Mindestpersonenzahl ein. Der Tisch taucht in der Online-Buchung erst auf, wenn die Gruppe groß genug ist. Steht beim 8er-Biertisch eine 4, bekommt das Pärchen ihn gar nicht erst angeboten.
Von Haus aus ist nichts gesetzt. Du aktivierst das nur bei den Tischen, wo es dir wirklich weh tut.
Ideal für Biergärten
Lange Biertafeln und Gemeinschaftstische sind im Biergarten die Regel. Ohne Mindestgröße sitzen darauf am Sonntag drei Leute, und die Geburtstagsgesellschaft mit zwölf Personen bekommt eine Absage.
Kleine Gruppen landen automatisch auf passenden Tischen, große Tische bleiben frei für große Runden. Unterm Strich passen mehr Gäste in denselben Biergarten.
Optimierte Tischzuweisung
Jede Buchung bekommt automatisch den kleinsten Tisch, der passt. So bleibt oben Luft.
Intelligente Vergabe
Ob Einzeltisch oder Kombination: ReservX nimmt bei jeder Buchung den kleinsten Tisch, der reicht. Bei vier Personen also den freien 6er-Kombinationstisch, nicht den 8er.
Bei gleicher Größe werden Einzeltische bevorzugt, damit Kombinationstische für größere Gruppen verfügbar bleiben.
Mehr Auslastung im Biergarten
Vom 2er-Bistrotisch bis zum 12er-Gemeinschaftstisch: im Biergarten steht alles durcheinander. Ohne kluge Zuweisung sind die großen Tische zuerst von kleinen Gruppen belegt.
Am Ende sitzen mehr Gäste an derselben Anzahl Tische. Das merkst du an der Abrechnung, nicht nur in der Statistik.
Häufige Fragen zum Biergarten-Reservierungssystem
Kann ich Mindestpersonenzahlen für große Tische setzen?
Ja. Du legst pro Tisch fest, ab wie vielen Personen er buchbar ist. Große Biergarten-Tische tauchen in der Online-Buchung dann nur noch bei entsprechend großen Gruppen auf. Der 8er-Biertisch geht also nicht mehr an zwei Gäste.
Wie gehe ich mit wetterbedingten Absagen um?
Bei schlechtem Wetter kannst du Außenbereiche deaktivieren oder deren Kapazität anpassen. Bestehende Reservierungen können per Drag & Drop auf verfügbare Innenbereiche verschoben werden.