Gäste-Management für Restaurants – Gästedaten verwalten und Gäste gezielt ansprechen
Der Gast, der seit zwölf Jahren am Freitag denselben Tisch hat, ist mehr wert als jede Anzeige. Aber solange sein Name nur im Kopf des Chefs steht, geht er verloren, sobald der Chef mal nicht da ist.
Bei ReservX landet jeder Gast automatisch in deiner Kundendatenbank. Sonderwünsche kommen schon bei der Buchung rein, und über den Newsletter bleibst du in Kontakt, ohne dass du eine Adressliste in Excel pflegen musst.
Deine Stammgäste bleiben dabei deine. Ab dem Pro-Tarif liegen die Daten in einer eigenen Datenbank für deinen Betrieb, in deutschen Rechenzentren, nicht in einem gemeinsamen Topf mit hunderten anderen Restaurants.
Keine Provision, keine versteckten Kosten. Faire Flatrate ab 79 €/Monat.
Auf einen Blick
- Automatische Kundendatenbank mit Kontaktdaten
- Sonderwünsche bei der Buchung erfassen
- Gäste per Newsletter gezielt ansprechen
- Integrierter Newsletter für Gästekommunikation
- Keine Provision, feste Flatrate ab 79 €/Monat
- DSGVO-konform, Daten in deutschen Rechenzentren
Warum Gäste-Management entscheidend ist
Ein systematisches Gäste-Management macht den Unterschied zwischen einem guten und einem herausragenden Restaurant. Wer seine Gäste kennt, kann sie persönlich betreuen und langfristig binden.
Stammgäste sind dein wertvollstes Kapital
Studien zeigen, dass Stammgäste bis zu 67 % mehr ausgeben als Neukunden. Sie kommen häufiger, bestellen mehr und empfehlen dein Restaurant im Freundeskreis. Gäste-Management hilft dir, diese wertvollen Beziehungen systematisch zu pflegen.
Direkte Kommunikation mit deinen Gästen
Rückfragen, Bestätigungen, eine kurze Nachricht wegen des Kinderstuhls: Das schreibst du direkt aus der Reservierung heraus. Kein Wechsel ins Mailprogramm, kein Suchen nach der Adresse.
Gezielte Kommunikation statt Gießkanne
Einladung zum Weinabend nur an die, die schon mal beim Weinabend waren. Geburtstagsgruß nur an die, deren Geburtstag du kennst. Alles aus dem Reservierungssystem heraus.
Deine Daten gehören dir
Anders als bei Plattformen wie OpenTable oder quandoo gehören die Gästedaten bei ReservX vollständig dir. Keine Weitervermittlung an Konkurrenten, keine Datennutzung durch Dritte.
Funktionen für dein Gäste-Management
ReservX bietet dir alle Werkzeuge, um deine Gästebeziehungen professionell zu verwalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Überblick.
Kundendatenbank
Kontaktdaten werden automatisch bei jeder Buchung gespeichert. Dein Team sieht alle relevanten Informationen auf einen Blick.
Sonderwünsche bei Buchung
Gäste schreiben bei der Buchung ins Freitextfeld, was wichtig ist: Hochzeitstag, Nussallergie, lieber der Tisch hinten. Dein Team liest das, bevor die Gäste kommen.
Newsletter-Integration
Schreibe deine Gäste direkt aus dem Reservierungssystem an: Events, neue Karte, Angebote. DSGVO-konform und ohne Drittanbieter, der nebenbei mitliest.
Direkte E-Mail-Kommunikation
Zu jeder Reservierung kannst du dem Gast direkt schreiben. Rückfragen, Bestätigungen, kurzfristige Absagen: alles an einer Stelle, nachvollziehbar für das ganze Team.
So profitiert dein Restaurant vom Gäste-Management
Drei Dinge ändern sich, sobald du weißt, wer bei dir isst. Ohne Zusatzkosten, ohne externe Plattform.
Stärkere Gästebindung
Persönlicher Service dank Kundendatenbank, direkter Kommunikation und Sonderwunsch-Erfassung. Gäste fühlen sich wertgeschätzt und kommen gerne wieder.
Wenn dein Team bei der Reservierung die Sonderwünsche des Gastes sieht und direkt aus dem System kommunizieren kann, entsteht eine Verbindung, die über den einzelnen Besuch hinausgeht.
Effektiveres Marketing
Der Newsletter geht direkt an deine Gäste, ohne Umweg über eine teure Marketingplattform.
Lade Stammgäste zu besonderen Events ein, informiere über saisonale Menüs oder sende einen persönlichen Geburtstagsgruß. Alles direkt aus dem Reservierungssystem heraus.
Volle Datenkontrolle
Deine Gästedaten gehören dir. Keine Weitergabe an Plattformen, keine Vermittlung an Wettbewerber. DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren.
Bei Portalen wird der Gast, der bei dir gebucht hat, nächste Woche dem Laden drei Straßen weiter vorgeschlagen. Bei uns nicht. Deine Gästeliste ist deine Gästeliste.
Preise
Das Gäste-Management ist in allen ReservX-Tarifen enthalten, ab 79 €/Monat als feste Flatrate. Details auf unserer Preisseite.
Was du über deine Gäste festhalten kannst
Sechs Felder im Gästeprofil. Alle optional, alle nur für dich sichtbar.
Geburtstag
Hinterlege den Geburtstag deiner Gäste und überrasche sie mit einem persönlichen Gruß oder einem besonderen Angebot. Der Geburtstag wird im Gästeprofil angezeigt und kann für gezielte Newsletter-Aktionen genutzt werden.
Allergien
Allergien und Unverträglichkeiten stehen im Profil und tauchen bei jeder Reservierung wieder auf. Dein Team muss nicht jedes Mal neu fragen, und der Gast muss es nicht jedes Mal neu erklären.
Präferenzen
Lieblingstisch, Hausmarke, keine Musik in der Nähe: Vorlieben stehen im Profil. Der Tisch ist gedeckt, bevor der Gast fragen muss.
Besondere Anlässe
Vermerke besondere Anlässe wie Hochzeitstage, Jubiläen oder Firmenfeiern. Wenn ein Gast wiederholt für besondere Anlässe reserviert, kannst du ihm proaktiv passende Angebote unterbreiten.
Notizen
Das Freitext-Notizfeld bietet Platz für alle weiteren Informationen, die du über einen Gast festhalten möchtest. Hinweise vom Service, Rückmeldungen aus früheren Besuchen, alles an einer Stelle.
VIP-Status
Markiere besonders wichtige Gäste als VIP. Der VIP-Status wird in der Reservierungsübersicht und in der Kundenliste hervorgehoben. So erkennt dein Team auf einen Blick, welche Gäste besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Alle Felder sind optional. Die Daten bleiben in deinem System, DSGVO-konform und ohne Weitergabe an Dritte.
Automatische Gästeklassifizierung
ReservX sortiert deine Gäste anhand ihrer Buchungen selbst ein. Du siehst auf einen Blick, wer Stammgast ist und wer länger nicht mehr da war.
Normal
Jeder neue Gast startet mit dem Status „Normal“. Sobald er die konfigurierbare Mindestanzahl an Reservierungen erreicht, wird er automatisch hochgestuft.
Stammgast
Ein Gast wird automatisch als Stammgast eingestuft, wenn er eine von dir festgelegte Mindestanzahl an Reservierungen erreicht hat. Stammgäste werden in der Kundenliste und in der Reservierungsübersicht besonders hervorgehoben.
Ruhender Stammgast
Wenn ein Stammgast über einen einstellbaren Zeitraum keine Reservierung mehr getätigt hat, wird er als ruhender Stammgast markiert. So erkennst du frühzeitig, welche Stammgäste du gezielt ansprechen solltest, um sie zurückzugewinnen.
Konfigurierbare Parameter
Die Schwellenwerte für die automatische Klassifizierung kannst du in den Einstellungen anpassen. Lege selbst fest, nach wie vielen Reservierungen ein Gast als Stammgast gilt und nach wie vielen Inaktivitätstagen er als ruhend eingestuft wird. Bei Bedarf kannst du den Status auch manuell festlegen.
Erweiterte Filter
In der Kundenliste stehen neue Filter für Gästestatus, VIP und No-Show zur Verfügung. So kannst du gezielt nach Stammgästen, VIPs, ruhenden Stammgästen oder Gästen mit No-Show-Vermerken suchen und entsprechend handeln.
Dashboard und Statistiken
ReservX bietet dir ein übersichtliches Dashboard, mit dem du die wichtigsten Kennzahlen deines Restaurants jederzeit im Blick hast.
Kennzahlen auf einen Blick
Das Dashboard zeigt dir die wichtigsten Zahlen im Überblick: Anzahl der Events, Reservierungen, Walk-Ins, Stornierungen sowie Gast- und Intern-Reservierungen. So erkennst du Trends sofort.
Reservierungen pro Monat
Ein Liniendiagramm visualisiert die Entwicklung deiner Reservierungen im Zeitverlauf. So siehst du saisonale Schwankungen und kannst dein Angebot gezielt anpassen.
Top-Tables und Auslastung
Ein Balkendiagramm zeigt dir, welche Tische am häufigsten gebucht werden. Zusätzlich siehst du die Auslastung für heute und morgen. Damit planst du die Schicht.
Druckbare Reservierungsliste
Für den täglichen Betrieb kannst du eine druckbare Reservierungsliste erstellen. So hat dein Serviceteam alle Reservierungen des Tages auch ohne Bildschirm griffbereit.
Häufige Fragen zum Gäste-Management
Wie werden Stammgäste automatisch erkannt?
ReservX klassifiziert Gäste automatisch anhand ihrer Buchungshistorie. Nach einer konfigurierbaren Anzahl Reservierungen wird ein Gast als Stammgast eingestuft. Bei längerer Inaktivität wird er als ruhender Stammgast markiert.
Welche Profilfelder gibt es für Gäste?
Geburtstag, Allergien, Präferenzen, besondere Anlässe, Notizen und VIP-Status. Alle Felder sind optional und können individuell gepflegt werden.
Kann ich No-Show-Gäste in der Gästeverwaltung filtern?
Ja, in der Kundenliste stehen Filter für Gästestatus, VIP und No-Show zur Verfügung. So kannst du gezielt nach Stammgästen, VIPs oder auffälligen Gästen suchen.